Dovoljno je da jedan važan platni nalog ne bude izvršen pa da se poremeti raspored obaveza male firme. Dobavljač očekuje uplatu, roba treba da stigne na vreme, a zaposleni računaju na zaradu. Bankarski račun je deo gotovo svakog od tih poslova, zbog čega se njegova dostupnost uglavnom podrazumeva.
Problemi sa računom, međutim, ne moraju biti posledica lošeg poslovanja preduzeća. Razlozi mogu biti tehnički problemi u platnom prometu, administrativna ograničenja ili ozbiljnije teškoće same banke. Bez obzira na uzrok, preduzeće se suočava sa istim praktičnim pitanjem: kako da ispuni obaveze dok ne može da raspolaže svojim novcem ili koristi uobičajeni način plaćanja?
Dobar prihod ne znači da je novac uvek na raspolaganju
Firma može imati dovoljno narudžbina, stabilan krug kupaca i dobar poslovni rezultat, a da ipak povremeno ima problema sa likvidnošću. Jedno je vrednost prodatih proizvoda ili izdatih faktura, a drugo novac kojim preduzeće može danas da plati svoje obaveze.
Kupac, recimo, dobije rok od 45 dana za plaćanje. Dobavljač traži uplatu ranije, a zakup i zarade dospevaju nezavisno od toga kada će faktura biti naplaćena. Ako nekoliko većih uplata zakasni, firma može ostati bez dovoljno raspoloživog novca iako prodaja nije opala.
Dodatni zastoj u bankarskim uslugama tada lako prerasta u ozbiljan operativni problem. Vlasnik mora da zna koje obaveze dospevaju prve, od kojih uplata zavisi sledeća nabavka i koliko dugo firma može da posluje bez očekivanog priliva.
Upravo zato se stanje na računu i plan novčanih tokova ne mogu posmatrati odvojeno. Redovno praćenje dospeća omogućava da se potencijalni manjak novca uoči pre nego što ugrozi svakodnevni rad.
Kada je jedna banka jedini put za sva plaćanja
Jedan poslovni račun olakšava kontrolu transakcija i komunikaciju sa računovođom. Zbog toga je razumljivo što manje firme često sve uplate i isplate obavljaju preko iste banke. Ali takva organizacija podrazumeva i zavisnost od jednog pružaoca usluga.
Privremena nedostupnost elektronskog bankarstva nije isto što i trajni prestanak rada banke. Ipak, oba događaja mogu pokazati koliko brzo ograničen pristup računu utiče na obaveze prema partnerima i zaposlenima.
Nedavni stečaj ALTA banke predstavlja primer ozbiljnijeg prekida bankarskog poslovanja. Za firme i druge klijente sa nerešenim potraživanjima pravna pomoć poveriocima ALTA banke može biti značajna pri utvrđivanju njihovih prava. Nastavak redovnog poslovanja, s druge strane, zahteva i odvojene organizacione odluke.
Oslanjanje na jednu banku samo po sebi nije greška. Ipak, korisno je unapred razmotriti kako bi se obavljala važna plaćanja kada uobičajeni račun privremeno ne bi bio dostupan.
Dobar plan zavisi od tačnih podataka
U malom preduzeću vlasnik često lično prati plaćanja i razgovara sa dobavljačima. Dok posao teče bez zastoja, takav način rada može biti sasvim dovoljan. Problem nastaje ako samo jedna osoba ima potpun pregled obaveza, ovlašćenja i dokumentacije.
Podaci o dospeću faktura, redovnim troškovima i kontaktima poslovnih partnera treba da budu uredni i dostupni onima koji su zaduženi za finansije. Korisno je proveriti i ko ima ovlašćenje za davanje platnih naloga, kao i da li su podaci o računima koji se dostavljaju partnerima ažurni.
Nije potreban obiman pravilnik za svaku nepredviđenu okolnost. Ponekad je dovoljno da preduzeće zna koja plaćanja ne smeju da kasne, ko može da preuzme neophodne poslove i na koji način će partneri biti obavešteni o eventualnom zastoju.
Rezerva nije novac koji stoji bez svrhe
Preduzetnik koji ima priliku da proširi posao nerado ostavlja sredstva neiskorišćena. Novi materijal, oprema ili marketing mogu doneti dodatni prihod. Ipak, kada svaki raspoloživi dinar ode u tekuće poslovanje, za nepredviđene troškove ostaje veoma malo prostora.
Visina potrebne rezerve zavisi od delatnosti. Prodavnica ima obaveze prema dobavljačima i potrebe za novim zalihama; uslužna firma često zavisi od redovne naplate rada, dok proizvodno preduzeće mora da pokrije i troškove koji nastaju pre prodaje gotovog proizvoda.
Zbog toga je planiranje finansijskih potreba korisno i kada firma već uspešno posluje. Procena stalnih troškova, očekivanih priliva i mogućih zastoja pomaže vlasniku da odredi koliko novca treba zadržati za obaveze koje ne mogu da čekaju.
Rezerva nije rešenje za svaki problem sa bankom, ali može ublažiti posledice kratkotrajnog prekida plaćanja ili kašnjenja velikog kupca. Njena svrha je da firma zadrži određeni prostor za odlučivanje kada redovan priliv novca izostane.
Partnerima je važna pravovremena informacija
Kada uplata kasni, poverenje se često narušava pre nego što nastane veća finansijska šteta. Dobavljač ne zna da li da pripremi novu isporuku, a poslovni partner mora da odluči da li može da računa na ugovoreni rok.
Zato ćutanje obično ne pomaže. Ako postoji zastoj u izvršenju obaveza, korisnije je na vreme objasniti šta se dogodilo, šta firma može da uradi i kada očekuje pouzdaniju informaciju. Obećanja bez osnova samo odlažu problem.
Slična otvorenost važna je i unutar preduzeća. Zaposleni ne moraju da znaju svaki detalj finansijskog poslovanja, ali rukovodstvo treba da ima dovoljno jasan pregled kako bi moglo odgovorno da planira isplatu zarada i druge važne obaveze.
Manja zavisnost počinje boljom organizacijom
Nijedna firma ne može da spreči sve bankarske zastoje niti da predvidi svaku vanrednu okolnost. Može, međutim, da izbegne da se jedan problem automatski prenese na čitavo poslovanje.
Pregled dospeća, uredna dokumentacija, odgovarajuća novčana rezerva i unapred razmotreni načini plaćanja ne zahtevaju složena ulaganja. Njihova korist vidi se upravo onda kada se uobičajeni raspored poremeti.